La Instrucción de la Dirección General de Registros y del Notariado, de 12 de febrero de 2015, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley de apoyo a los emprendedores, estableció una serie de criterios para dicha legalización.
Como recordarán, respecto de los ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013, todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios (libro de Inventarios y Cuentas anuales, libro Diario, libro de actas y libro registro de socios o de acciones nominativas), deben cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social (no siendo posible legalizar libros en blanco para su utilización posterior).
En concreto, y en lo que se refiere al libro de actas y al libro registro de socios o de acciones nominativas, para este ejercicio 2019 hay que tener en cuenta lo siguiente:
– Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las de sociedades unipersonales, correspondientes al ejercicio 2019, deben reflejarse en soporte electrónico y ser presentadas de forma telemática para su legalización en el plazo señalado anteriormente.
– Respecto de los libros registros de socios o de acciones nominativas, se procederá de forma similar a la establecida para el libro de actas (incluyendo la diligencia de cierre de los libros en papel ya legalizados si no se hizo anteriormente) siempre que durante el ejercicio 2019 se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. En tales legalizaciones debe constar la identidad completa de los titulares.
Les recordamos una vez más, que estas obligaciones tienen transcendencia no solo en relación con el genérico deber de diligencia de los administradores de la sociedad, sino también a efectos de prueba del contenido de los citados libros. Es por ello que le recomendamos encarecidamente que se ponga en contacto con nosotros a los efectos de llevar a cabo el correcto cumplimiento de las formalidades anteriores y, muy especialmente, que nos remitan copia escaneada de todas las actas FIRMADAS correspondientes al ejercicio 2019, así como que nos comuniquen cualquier cambio de titularidad de acciones o participaciones que se haya producido en ese ejercicio.